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Flávio Alves Ribeiro*
“Embora ninguém possa voltar atrás e fazer um novo começo,
todos podemos começar de novo e fazer um novo fim.” Chico Xavier
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Quanto custa sua hora profissional?
Quantos clientes atender por mês para bancar a empresa?
Luva é um custo fixo ou variável?
Começo este artigo com duas perguntas que sempre dirijo aos meus alunos nos cursos e palestras sobre gestão financeira. Para quem já conversou de gestão em odontologia comigo percebeu o quanto eu falo sobre administração financeira de consultórios e clínicas e como é possível de forma organizada entender esta dinâmica e aperfeiçoar alguns processos internos. Certamente a falta de conhecimento sobre as finanças do consultório é um dos maiores pontos fracos dos profissionais de saúde de uma forma geral.
Neste artigo, pretendo passar alguns conceitos básicos e mostrar como eles podem ser úteis na hora de “tratar” o negócio de vocês. Vou passar uma forma simples de se pensar em formação do preço da hora profissional. Não é minha pretensão chegar aos centavos desta conta, mas sim estimular os leitores a refletirem e se interessarem sobre este tema que tem e terá tudo a ver com a permanência e sobrevivência de seus consultórios. Tenho aplicado estes conceitos com meus alunos na Universidade Tuiuti do Paraná e eles já simulam formação de preços com os pacientes que atendemos em nossas clínicas. Inicialmente houve resistência por parte de alguns, mas rapidamente foi percebido por todos que uma formação atual e voltada às necessidades do mercado não deve contemplar apenas a parte tecnicista e intrabucal. Saber atender o cliente, executar um plano de tratamento com começo, meio e fim (só se pode formar o preço de um tratamento odontológico quando se tem o controle do seu tempo de duração e números de consultas para concluí-lo!!!), administrar a carreira e pensar de forma estratégica na atividade profissional faz parte da missão de nossa Universidade.
Vamos lá então:
Inicialmente é fundamental saber diferenciar os conceitos de CUSTO FIXO e CUSTO VARIÁVEL. Para este artigo, vamos simplificar e entender como sinônimos as palavras custos, gastos e despesas. Basicamente podemos dividir o custo de nosso negócio em dois tipos:
Custos Fixos
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– São os custos/despesas/gastos necessários para manutenção de uma empresa mesmo quando ela não “vende” ou não presta nenhum serviço;
– “Fazem o consultório ter gastos mesmo sem atender ao cliente”;
– “É tudo aquilo que você continua pagando mesmo quando está de férias”;
– Não se alteram diretamente em função da produtividade.
Para facilitar nosso entendimento, seguem alguns exemplos de custos fixos:
01 – PRÓ-LABORE – “salário do dono”, ou seja, quanto sua empresa precisa faturar para pagar suas contas pessoais. Na rotina de consultório, o que acontece normalmente são retiradas freqüentes e diárias de parte do dinheiro da empresa para ir bancando as contas pessoais do Dentista conforme sua necessidade. É como consultar o saldo de uma conta corrente e sempre que possível botar algum na carteira. Esse procedimento é um hábito comum de muitos Dentistas e que colabora muito para a desorganização financeira nos consultórios e clínicas. O ideal é você se considerar empregado de seu negócio, definir um valor e um dia do mês para fazer seu pagamento. Este é um grande desafio, separar finanças pessoais de finanças da empresa (em muitos casos sugiro duas contas bancárias) é fundamental num protocolo de organização e diagnóstico da real situação do negócio. Isto porque, na maioria dos casos de dificuldades financeiras num consultório, uma das primeiras ações a serem tomadas é conhecer, controlar e reduzir parte das finanças pessoais.
02 – DESPESAS COM PESSOAL – salário + encargos de colaboradores (secretária, contador, etc.), CRO, ISS.
03 – DESPESAS PREDIAIS – aluguel, condomínio, impostos prediais, conta de luz, água, recolhimento de lixo hospitalar… Aqui cabe explicar que sua conta de luz, por exemplo, aumenta conforme o número de atendimentos, porém ela não aumenta na mesma proporção, ou seja, se atendo um cliente pago uma conta de R$ 40,00, se atendo 50 clientes esta conta aumenta, mas obviamente não será de R$ 2.000,00 (40,00 x 50).
03 – OUTRAS DESPESAS – investimentos no negócio, aposentadoria (previdência privada!!!), formação profissional (cursos diversos),depreciação de equipamentos, taxa de retorno, intenet.
Portanto, existem diversas despesas que se somadas de forma mensal vão se traduzir no valor total que seu consultório custa para funcionar todo mês. Das despesas citadas acima, gostaria de falar duas de forma mais detalhada: DEPRECIAÇÃO de EQUIPAMENTOS E RETORNO DO INVESTIMENTO.
DEPRECIAÇÃO DE EQUIPAMENTO é uma despesa fixa relacionada a desvalorização de todo equipamento que você colocou na sua clínica e que anualmente, através do desgaste do uso perde seu valor em 10%. Na prática um bem que desvaloriza 10% ao ano no final de dez anos passa a não ter mais nenhum valor. É uma conta que você não paga, mas um dinheiro que você deveria guardar para no momento de renovação de seus equipamentos tê-lo na mão. Um exemplo simples para seu entendimento: Imagine que você investiu R$ 48.000,00 (quarenta e oito mil reais) para montar seu consultório. Dentro do conceito de depreciação, esse investimento se deprecia/desvaloriza em 10%, ou seja, R$ 4.800,00 por ano ou R$ 400,00 por mês. Se você guardar este valor pensando estrategicamente na depreciação de seu investimento, certamente você não terá dificuldade em realizar esta renovação tecnológica em sua empresa. Caros leitores, praticamente nenhum Dentista conhece este conceito ou tem este cuidado…… Outro aspecto importante é que no momento da formação do preço de seu serviço, a despesa com depreciação deveria compor o preço final e ser cobrado do cliente. Como assim?? Se sua empresa pode atender 160 consultas/horas por mês, em cada consulta/hora você deveria colocar R$ 2,50 (400/160) para formar seu preço por consulta/hora.
RETORNO DO INVESTIMENTO é uma despesa que assim como a depreciação de equipamento não ocorre de forma “real”, ou seja, você não paga, mas deve também guardar todo mês. Assim como no exemplo acima, um Dentista que pegou R$ 48.000,00 e investiu num negócio, se tivesse ficado em casa e deixado o dinheiro aplicado num banco receberia 1,0% (exemplo), ou seja, R$ 480,00 por mês sem trabalhar. Este valor exemplo, R$ 480,00, também é considerado um custo fixo de seu negócio e se sua empresa atende 160 consultas por mês, em cada consulta você deveria colocar R$ 3,00 (480/160) para formar seu preço por consulta/hora.
Parece complicado entender que tenho custos em minha empresa que não representam pagamentos efetivamente realizados a terceiros, mas é justamente por esta dificuldade em reunir todos os custos no negócio que se torna difícil a formação do preço final de uma hora ou minuto clínico. Para finalizar a conceituação de custos fixos, é importante conhecer também esta situação. Em muitos casos, pagar férias e décimo terceiro da secretária, imposto de renda, CRO, ISS, ou seja, despesas que não ocorrem todos os meses transforma-se num pesadelo para os Profissionais de Saúde. Cá entre nós, não pagar o décimo terceiro da secretária por que o cliente não pagou um serviço naquele dia não pode ser desculpa para o atraso deste compromisso. Não se esqueçam, o maior valor de uma empresa, segundo Peter Drucker, está nas pessoas, seus colaboradores também conhecidos como seu Capital Humano. Mais um exemplo: Sua secretária recebe em dezembro R$ 600,00 de décimo terceiro. Como proceder: pegue este valor, divida por doze (meses = R$ 50,00) e guarde-o mensalmente para que, no mês de dezembro esta obrigação não se transforme no pesadelo descrito acima. Seguindo o mesmo raciocínio das 160 consultas por mês, em cada consulta você deveria colocar R$ 0,31 (50/160) para formar seu preço por consulta. Dividir despesas sazonais para achar seu valor mensal deverá ser feito para todos os casos que se encaixam neste exemplo. O importante é não deixar de calcular o valor mensal e em seguida por consulta destas despesas. Como você já entendeu, deverá guardar estes valores para no momento da necessidade de pagá-las, não ser surpreendido e não ter como cumprir estes compromissos financeiros, que no caso de pagamento de pessoal (13º. e férias) pode derrubar a motivação e comprometimento de seus colaboradores. De forma simbólica, identifique estas despesas, compre um cofre tipo porquinho, guarde estes valores mensalmente e quebre o porquinho no momento certo. Será certamente um momento de muita felicidade e aprendizado.
CUSTOS VARIÁVEIS
– são os custos/despesas necessários para se produzir e/ou prestar um serviço;
– aumentam conforme o volume de trabalho e/ou procedimentos realizados;
– estão diretamente relacionados a prestação do serviço – realização do procedimento ou consulta.
Para facilitar nosso entendimento, seguem alguns exemplos de custos variáveis:
01 – MATERIAL DE CONSUMO ODONTOLÓGICO (luvas, máscara, resina, implantes, componentes, rolo de algodão, material de moldagem, cimentos, limas, braquetes, etc). De forma simplificada todos os materiais que você utiliza na boca de seu cliente. Ao contrário do exemplo da conta de luz, citado acima em custo fixo, se atendemos um cliente usamos (em média) um par de luvas. Se atendermos 50 clientes usaremos (em média) 50 pares de luvas, ou seja, aumenta na mesma proporção do número de serviços prestados.
02 – SERVIÇOS TERCEIRIZADOS – laboratório de prótese e exames;
03 – COMISSÕES – estímulo ao capital humano;
04- IMPOSTOS – recibos/notas. Em média 15% dos recibos que você emite servirão para alimentar o leão.
05 – OCIOSIDADE
Percebam que, existem diversas despesas que se calculadas por cliente atendido vão se traduzir no valor total que você gasta para realizar cada procedimento. Das despesas citadas acima, gostaria de falar três de forma mais detalhada: MATERIAL DE CONSUMO, COMISSÕES – ESTÍMULO AO CAPITAL HUMANO E OCIOSIDADE.
MATERIAL DE CONSUMO é o material necessário para execução de um procedimento. Ouve-se muito que os materiais odontológicos são caros, e por conta disso nosso tratamento torna-se caro. Dá vontade de chorar….. O que mais custa num serviço/procedimento que realizamos não é o material, mas sim o conhecimento e o tempo disponibilizado para realização do tratamento. Não há impacto praticamente nenhum na formação de preço quando compramos uma caixa de luvas de procedimento com 50 pares por R$ 20,00 ou R$ 15,00. No primeiro caso gastamos R$ 0,40 por procedimento, no outro R$ 0,30. Pensem nisso!!!! O correto é saber o valor de cada material de consumo por procedimento, ou seja, dividir o valor pago na dental, pelo número de procedimentos que você poderá realizar com a quantidade comprada. Qual a vantagem em se comprar um pacote de rolinhos de algodão por R$ 0,42 a menos se pensarmos em seu custo por procedimento. Pensem nisso…. Não se deve arriscar a qualidade de um serviço em implantodontia comprando um implante ou um componente um pouco mais barato. Certamente a(s) consulta(s) perdidas em função de um retrabalho jogarão essa estratégia por água abaixo. No lugar de economizar para gastar menos dinheiro, invista em qualidade e passe para seu cliente informações sobre essa qualidade. Nada como no momento da venda de um serviço de implante, mostrar o site da empresa, seu porte e diferenciais, seu crescimento no mercado interno e mundial e outras informações que se traduzam em confiança e credibilidade para seu cliente. Essas informações compoem a parte tangível de seu serviço e que poderão torná-lo mais competitivo em termos mercadológicos que seu concorrente.
COMISSÕES – ESTÍMULO AO CAPITAL HUMANO é uma forma atual, utilizada em muitas corporações, e que valoriza e reconhece o comprometimento de seu RH. Como funciona??? No lugar de você premiar sua colaboradora (secretária) com um aumento de salário (com desdobramentos nos encargos trabalhistas) transforme-a em seu CAPITAL HUMANO. Estimule-a não com aumento de salário, mas sim com uma participação nos lucros e resultados de sua empresa. Por exemplo, conceda-lhe 1, 2, ou X% sobre a receita mensal de seu consultório. No conceito de custo variável, esta comissão, desvinculada de seu salário, aumentará ou diminuirá na proporção direta de sua arrecadação. Confesso a vocês, queridos leitores, que tinha uma secretária que parecia minha “patroa”. Como ela sabia que receberia uma fatia da arrecadação, até parecia que eu trabalhava para ela. Ela adorava me entulhar de clientes. Quando um cancelava a consulta, ela já marcava outro. Ela se sentia parte fundamental da Equipe…. Reflitam…..
OCIOSIDADE é quando uma empresa fica parada e não produz um serviço. Hoje uma queixa comum de alguns Dentistas é a falta de agenda lotada que representa o conceito de ociosidade. Vamos voltar para o exemplo das 160 consultas por mês. Se este Dentista precisa arrecadar mensalmente R$ 8.000,00 para bancar seu negócio, mais sua vida pessoal e ele atende as 160 consultas, cada consulta tem o custo médio de R$ 50,00. Por outro lado, se sua clínica ficou parada, isto é, ociosa em 80 consultas (50%parada), seu custo médio por consulta passou para R$ 100,00. O Dentista precisará cobrir a hora trabalhada e também a hora ociosa. Muitos Dentistas já olham e entendem a “cadeira vazia” como um custo em seus consultórios e que deve ser recuperados e rateados pela arrecadação através da “cadeira ocupada”. Percebo muitos profissionais pensando estrategicamente sobre a ociosidade e procurando ações visando melhorar o desempenho de seus consultórios alugando horários ou procurando outros Dentistas para compartilharem os custos operacionais de seu negócio. Leia o artigo do Jornal do ILAPEO n°. 01 e conheça as formas de se tratar a ociosidade em seu consultório.
Conceitualmente CAPACIDADE INSTALADA, também conhecida como potencial de produtividade é o número de horas/consultas que um Dentista pode vender na sua Empresa. Caro Leitor, um consultório que atende 20 dias por mês e tem uma cadeira funcionando 08 horas por dia, tem uma capacidade instalada de 160 horas. Neste caso, 160 horas é o máximo que esta empresa, dentro desta relação dias horas pode atender. Faça esta conta em sua empresa e defina sua capacidade instalada. A capacidade instalada ajuda a estabelecer um cenário que se traduz no máximo que sua empresa poderá faturar se sua agenda atingir 100% de ocupação. Diferente de TAXA DE OCUPAÇÃO que representa o real preenchimento de sua agenda. Um consultório que pode atender 160 horas por mês e está com taxa de ocupação de 80 horas tem uma ociosidade de 50%. Como está a taxa de ocupação de sua empresa/consultório?
Agora que já entendemos a diferença de entre custos fixos e variáveis, vamos entender mais dois conceitos importantes para gestão financeira de seu negócio: MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO (MC) e PONTO DE EQUILÍBRIO (PEQ).
MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO é o nome dado à parcela de contribuição financeira que temos a cada serviço prestado. É a diferença dentre e preço de venda e o custo/gasto variável; É o valor (pedaço do preço) que contribui para o pagamento dos custos/gastos fixos. É quanto você tira do preço cobrado para pagar os custos fixos de seu negócio.
MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO (MC) = PREÇO – CUSTO VARIÁVEL
PONTO DE EQUILÍBRIO é número de vendas necessárias para cobrir os custos fixos (CF). É o número de consultas – tempo – necessárias para ficar no “zero a zero”, ou seja, não há lucro nem prejuízo. Para calcularmos o PEQ é fundamental saber a margem de contribuição – MC.
PONTO DE EQUILÍBRIO (PEQ) =CUSTO FIXO / MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO
CASE 01 – Um Dentista montou uma pizzaria e vende pizzas de quejo; Para cada pizza vendida é cobrado o valor de R$ 15,00 e tem custo variável de R$ 3,00 (massa, tomate, queijo, embalagem, etc.). No final do mês ele precisa de R$ 3.600,00 para bancar seu negócio. Então, sua MC é de R$ 12,00 (15-3) e seu PEQ é de 300 pizzas (3600/12), ou seja, vendendo 300 pizzas por mês ele conseguirá pagar suas contas.
CASE 02 – Um Dentista presta serviços na área de implantodontia realizando colocação de implantes. Para cada cirurgia de colocação de um implante ele cobra R$ 800,00 e tem custo variável de R$ 200,00 (implante + materiais diversos). No final do mês ele precisa de R$ 8.000,00 para cobrir suas contas pessoais e da empresa (custos fixos).
Então, sua MC é de R$ 600,00 (800-200) e seu PEQ é de 13,3 (8000/600) procedimentos, ou seja, realizando 13,3 (14…..) procedimentos por mês ele consegue pagar suas contas…. Se este mesmo dentista optasse por comprar um implante R$ 50,00 mais barato seu custo variável cairia para R$ 150,00. Sua MC passaria a ser de R$ 650,00 (800-150) e seu PEQ passaria a ser de 12,3 (13….) procedimentos. A economia de R$ 50,00 reais, se acarretar em um retrabalho ou queda de qualidade e valor agregado não compensa e certamente não alavancará o negócio deste profissional. Pensem se vale a pena……
CASE 03 – Um Dentista presta serviços na área de dentística realizando restaurações estéticas diretas. Para cada restauração em resina ele cobra R$ 100,00 e tem custo variável de R$ 10,00 (resina + materiais diversos). No final do mês ele precisa de R$ 8.000,00 para cobrir suas contas pessoais e da empresa (custos fixos).
Então, sua MC é de R$ 90,00 (100-10) e seu PEQ é de 88,8 (8000/90) procedimentos, ou seja, realizando 88,8 (90…) restaurações por mês ele consegue pagar suas contas….
Hoje temos diversas marcas e preços de resinas no mercado. Quando dividimos o conteúdo de uma seringa de resina pelo número de restaurações que ela pode realizar, posso afirmar que investir na resina mais barata não influenciará de forma estratégica na precificação final de seu serviço.
SEU CASE – Um Dentista presta serviços na área de ________________. Para cada PROCEDIMENTO/CONSULTA ele cobra R$ _______,____ e tem custo variável de R$ _______,_____ (materiais diversos). Para facilitar sua conta calcule um custo variável médio de R$ 10,00 por procedimento. No final do mês ele precisa de R$ ________,_____ para cobrir suas contas pessoais e da empresa (custos fixos).
Então, sua MC é de R$ ______,____ (Preço – CV) e seu PEQ é de ______(CF/MC) procedimentos, ou seja, realizando _______ procedimentos por mês ele consegue pagar suas contas….
Neste artigo escrevi sobre custos fixos, custos varáveis, margem de contribuição, ponto de equilíbrio, capacidade instalada e taxa de ocupação. Seguem algumas conclusões e colocações para sua reflexão:
– Muitos Dentistas conduzem financeiramente seus negócios como uma conta corrente. Se recebeu dinheiro e não tem conta para pagar, bota o dinheiro no bolso e leva para casa. Se tem conta para pagar e gastou o dinheiro fica estressado. Entendam bem que parte do dinheiro que você recebe do seu cliente já tem dono: Sua Empresa!!!
– Em função da disputa de preços para ficar com o cliente, das tabelas de algumas operadoras de convênios odontológicos ou da comissão por produção em algumas clínicas do tipo populares, muitos Dentistas (e Donos de clínicas populares!!) estão recebendo por hora trabalhada valores que não cobrem todos os custos relacionados ao procedimento/serviço vendido.
– Definir sua capacidade instalada é fundamental para se saber até onde sua empresa (bombando!!) poderá te levar.
– Quanto mais ociosa estiver sua empresa ou você, mais custará sua hora de trabalho. A ociosidade é um custo variável
– Compare sua capacidade instalada com sua taxa de ocupação. Na maioria dos casos não falta dinheiro. Falta cliente na cadeira tratando e pagando. Pegue sua agenda 2008 e compare capacidade instalada com taxa de ocupação e sua ociosidade. Analisar em períodos maiores (trimestral, semestral ou anual), ajuda muito a avaliar e diagnosticar seu negócio.
– A margem de contribuição (dinheiro no preço para pagar seus custos fixos) é base num processo decisório e estratégico em qualquer negócio. Quanto menor sua margem de contribuição, mais horas você terá que trabalhar para cobrir os custos fixos de sua empresa/consultório.
– Comprar material mais barato e que podem comprometer a qualidade de seu serviço, não deve ser uma solução para as finanças de sua empresa. Trocar um implante que custa “X” reais que tem valor agregado em função da qualidade de produção marca forte da empresa e credibilidade de seus clientes, por um que é mais barato e não te dá nenhum diferencial competitivo no mercado, não deve ser uma decisão de caráter estratégico em sua empresa. O retrabalho e índice de risco de seu procedimento devem ser reduzidos o máximo possível.
– Quando um Dentista disputa cliente no preço é porque ele não possui ou não sabe se diferenciar no mercado e de seus concorrentes de outra forma. Devemos entender que mesmo sendo profissionais da saúde, somos vendedores (éticos) e que disputar cliente no preço não combina com a nossa profissão.
Caro leitor espero não ter traumatizado você com a importância de conhecer alguns conceitos financeiros básicos. Estou com este artigo provocando-o a pensar nos números em sua atividade profissional e incentiva-lo a pensar de forma estratégica em como estes números podem ajudá-lo. Estude Gestão! Seja o gestor de sua carreira! Invista neste conhecimento. Seja tão competente em gerir o seu negócio quanto você é competente para realizar seus procedimentos clínicos. Desta forma você atingirá as metas que busca e com toda certeza ajudará a Odontologia em nosso País.
*Sobre o Autor:
Cirurgião-Dentista
Diretor de Ensino da Dentes e Números Consultoria
MBA Executivo de Gerência em Saúde pela FGV
Professor da Universidade Tuiuti do Paraná
Coordenador do Curso de Gestão e marketing em Odontologia no ILAPEO
